BASIS DATA DALAM SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

A.    Definisi Data dan Informasi

Pengertian ”data” dalam kaitannya pemrosesan data dengan sistem terkomputerisasi adalah fakta tentang sesuatu didunia nyata yang direkam atau disimpan pada media computer, sebagai contoh pada pada basis data mahasiswa yang bersangkutan adalah tanggal lahirnya, alamatnya, nomor teleponnya dan lain-lain. Data juga dapat diartikan sekumpulan fakta mengenai objek tertentu, orang dan lain-lain yang dinyatakan dengan angka, huruf, gambar, film, suara dan sebagainya yang relevan dan belum mempunyai arti, sedangkan informasi adalah hasil pengolahan data yang konkrit dan sudah mempunyai arti untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Kaitan ”data” dengan ”informasi’ sangat erat sehingga pada pembicaraan sehari-hari kita sering menggunakannya untuk suatu hal serupa secara bergantian namun dalam hal ini penulis menjelaskan keterkaitan atau yang ada hubungannya dengan pengolahan data berbasis computer. Informasi adalah data yang telah diolah sedemikian rupa sehingga memiliki makna tertentu bagi penggunanya. Sebagai contoh jika kita dapat deretan kode ‘AMI062219’ tanpa keterangan apapun, kita tidak dapat menarik apapun dari deretan kode-kode tersebut. Lain halnya jika deretan kode-kode tersebut berada pada orang yang tepat tentunya akan bermakna.

Dalam banyak kasus, suatu informasi mungkin menjadi sebuah data pengolah data lainnya. Misalnya, AMI062219 merupakan NPM mahasiswa dengan nama Rakhmat Kopero dapat diolah lebih lanjut misalnya potongan kode ‘AMI’ menunjukan bahwa mahasiswa yang bernama Rakhmat Kopero adalah mahasiswa dengan jurusan manajemen informatika. Demikian selanjutnya informasi yang didapat dari suatu pengolah data dapat menjadi data dari pengolah data lainnya

B.     Pengertian Basis Data

Basis data (database) adalah kumpulan dari berbagai data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya. Basis data tersimpan di perangkat keras, serta dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak. Pendefinisian basis data meliputi spesifikasi dari tipe data, struktur dan batasan dari data atau informasi yang akan disimpan. Database merupakan salah satu komponen yang penting dalam sistem informasi, karena merupakan basis dalam menyediakan informasi pada para pengguna atau user.

Database merupakan salah satu komponen yang penting dalam sistem informasi, karena merupakan basis dalam menyediakan informasi bagi para pemakai. Databse terdiri dari data yang akan digunakan atau diperuntukkan terhadap banyak user, dari masing-masing user akan menggunakan data tersebut sesuai dengan tugas dan fungsinya. Beberapa definisi tentang basis data menurut para ahli antara lain :

1.        Menurut Gordon C. Everest :

Database adalah koleksi atau kumpulan data yang mekanis, terbagi / shared, terdefinisi secara formal dan dikontrol terpusat pada organisasi.

2.        Menurut C.J. Date :

Database adalah koleksi “data operasional” yang tersimpan dan dipakai oleh sistem aplikasi dari suatu organisasi.

-       Data input adalah data yang masuk dari luar sistem

-       Data output adalah data yang dihasilkan sistem

-       Data operasional adalah data yang tersimpan pada sistem

3.        Menurut Toni Fabbri :

Database adalah sebuah sistem file-file yang terintegrasi yang mempunyai minimal primary key untuk pengulangan data.

4.        Menurut S. Attre :

Database adalah koleksi data-data yang saling berhubungan mengenai suatu organisasi / enterprise dengan macam-macam pemakaiannya.

. Penyusunan basis data meliputi proses memasukkan data kedalam media penyimpanan data dan diatur dengan menggunakan perangkat Sistem Manajemen Basis Data (Database Management System DBMS). Manipulasi basis data meliputi pembuatan pernyataan (query) untuk mendapatkan informasi tertentu, melakukan pembaharuan atau penggantian (update) data, serta pembuatan report data. Tujuan utama DBMS adalah untuk menyediakan tinjauan abstrak dari data bagi user. Jadi sistem menyembunyikan informasi mengenai bagaimana data disimpan dan dirawat, tetapi data tetap dapat diambil dengan efisien. Pertimbangan efisien yang digunakan adalah bagaimana merancang struktur data yang kompleks, tetapi tetap dapat digunakan oleh pengguna yang masih awam, tanpa mengetahui kompleksitas struktur data. Basis data menjadi penting karena munculnya beberapa masalah bila tidak menggunakan data yang terpusat, seperti adanya duplikasi data, hubungan antar data tidak jelas, organisasi data dan update menjadi rumit. Jadi tujuan dari pengaturan data dengan menggunakan basis data adalah :

1.        Menyediakan penyimpanan data untuk dapat digunakan oleh organisasi saat sekarang dan masa yang akan datang.

2.        Kemudahan pemasukan data, sehingga meringankan tugas operator dan menyangkut pula waktu yang diperlukan oleh pemakai untuk mendapatkan data serta hak-hak yang dimiliki terhadap data yang ditangani.

3.        Pengendalian data untuk setiap siklus agar data selalu up-to-date dan dapat mencerminkan perubahan spesifik yang terjadi di setiap sistem.

4.        Pengamanan data terhadap kemungkinan penambahan, pengubahan, pengerusakan dan gangguan-gangguan lain.

Sifat-sifat Database :

-            Internal:  Kesatuan (integritas) dari file-file yang terlibat.

-            Terbagi/share:  Elemen-elemen database dapat dibagikan pada para user baik secara sendiri-sendiri maupun secara serentak dan pada waktu yang sama (Concurrent sharing).

Perangkat Untuk Membuat Database

Database dapat dibuat dan diolah dengan menggunakan suatu program komputer, yaitu yang biasa kita sebut dengan software (perangkat lunak). Software yang digunakan untuk mengelola dan memanggil kueri (query) database disebut Database Management System (DBMS) atau jika diterjemahkan kedalam bahasa indonesia berarti “Sistem Manajemen Basis Data”. Database mempunyai dua varian model, yaitu model Post-relational database dan model Object database.

1.      Post-relational database models

Sebuah produk yang menawarkan model data yang lebih umum dari model relasional dan dikenal sebagai post-relational. Model data dalam produk tersebut mencakup hubungan namun tidak dibatasi oleh Prinsip Informasi yang mana mewakili semua informasi dengan nilai-nilai data dalam kaitannya dengan hal itu.

2.      Object database models

Dalam beberapa tahun terakhir,[update], paradigma yang berorientasi pada obyek telah diterapkan dalam bidang-bidang seperti teknik dan spasial database, telekomunikasi dan ilmu pilmiah lainnya. Para konglomerasi pemrograman berorientasi objek dan teknologi database mengarah pada model pemrograman baru yang dikenal sebagai Object database.

Tujuan Database

Setiap manajemen dalam merancang dan menyusun database harus mempunyai tujuan, yaitu:

1.      Membuat agar user mudah mendapatkan data.

2.      Menyediakan tempat penyimpanan data yang relevan.

3.      Menghapus data yang berlebihan.

4.      Melindungi data dari kerusakan fisik.

5.      Memungkinkan perkembangan lebih lanjut di dalam sistem database.

Ciri-ciri Database

Adapun ciri-ciri database adalah:

1.      Sistem yang dapat menyimpan data ke dalam floppy disk atau harddisk.

2.      Sistem yang menganut pengolahan data untuk ditambah, diubah, atau dihapus dengan mudah dan terkontrol.

3.      Data terpisah dari program.

G.  Keuntungan Database

Adapun keuntungan database terhadap sistem pemrosesan adalah:

1.      Kemubajiran data terkurangi.

2.      Integritas data dapat selalu terjaga.

3.      Berbagai data dapat selalu dilakukan oleh setiap user.

4.      Penggunaan data lebih mudah.

5.      Konsistensi data dapat selalu terjaga.

H.   Manfaat Database

Adapun manfaat database adalah:

1.    Sebagai komponen utama atau penting dalam sistem informasi, karena merupakan dasar dalam menyediakan informasi.

2.     Menentukan kualitas informasi yaitu cepat, akurat, dan relevan, sehingga infromasi yang disajikan tidak basi. Informasi dapat dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkanya.

3.     Mengatasi kerangkapan data (redundancy data).

4.     Menghindari terjadinya inkonsistensi data.

5.     Mengatasi kesulitan dalam mengakses data.

6.     Menyusun format yang standar dari sebuah data.

7.     Penggunaan oleh banyak pemakai (multiple user). Sebuah database bisa dimanfaatkan sekaligus secara bersama oleh banyak pengguna (multiuser).

8.     Melakukan perlindungan dan pengamanan data. Setiap data hanya bisa diakses atau dimanipulasi oleh pihak yang diberi otoritas dengan memberikan login dan password terhadap masing-masing data.

9.      Agar pemakai mampu menyusun suatu pandangan (view) abstraksi dari data. Hal ini bertujuan menyederhanakan interaksi antara pengguna dengan sistemnya dan database dapat mempresentasikan pandangan yang berbeda kepada para pengguna, programmer dan administratornya.

C.    Elemen Basis Data

Entitas adalah sekumpulan objek yang terdefinisikan yang mempunyai karakteristik sama dan bisa dibedakan satu dengan lainnya. Objek dapat berupa barang, orang, tempat atau suatu kejadian.

Contoh entitas : Seseorang yang menjadi siswa di sebuah sekolah.

contoh lainya : barang yang menjadi inventaris suatu perusahaan

siswa merupakan entitas

barang juga di sebut entitas

Atribut adalah deskripsi data yang bisa mengidentifikasi entitas yang membedakan entitas tersebut dengan entitas yang lain. Seluruh atribut harus cukup untuk menyatakan identitas obyek, atau dengan kata lain, kumpulan atribut dari setiap entitas dapat mengidentifikasi keunikan suatu individu.

sedangkan atribut adalah bagian dari entitas

siswa memiliki atribut :

no siswa

alamat siswa

barang memiliki atribut :

no barang

harga barang

D.    Sistem Basis Data

Secara umum basis data dikenal sebagai koleksi dari data-data yang terorganisir dengan cara sedemikian rupa sehingga data mudah disimpan dan dimanipulasi (diperbaharui, dicari di olah dengan perhitungan-perhitungan tertentu, serta dihapus).

Kata sistem berasal dari bahasa Latin (systēma) dan bahasa Yunani (sustēma) adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen-elemen yang dihubungkan bersama untuk membentuk suatu informasi. Istilah ini sering dipergunakan untuk menggambarkan suatu set entitas yang berinteraksi.

E.     Lingkungan Basis Data

Untuk menciptakan lingkungan basis data, harus dapat memahami relasi antar data, jenis data yang akan dimasukkan dalam database, bagaimana data digunakan dan bagaimana organisasi sewaktu-waktu dapat mengubahnya secara mudah untuk kepentingan perusahaan. Dalam perancangan database ada dua macam model perancangan, yaitu :

1.       Rancangan konseptual Rancangan ini berupa model abstrak dari database dalam sudut pandang bisnis. Rancangan ini membutuhkan deskripsi rinci tentang informasi bisnis yang dibutuhkan oleh pengguna.

2.       Rancangan fisik. Dalam rancangan ini menunjukan bagaimana database secara nyata dikelola pada perangkat penyimpanan.

Perencanaan basis data harus mempertimbangkan juga kemungkinan pendistribusiannya. Sistem informasi bisa dirancang dengan sebuah basis data pusat yang digunakan oleh suatu prosesor pusat atau beberapa prosesor dalam sebuah jaringan. Basis data terdistribusi adalah basis data yang tersimpan dalam lebih dari satu lokasi fisik. Beberapa bagian tersimpan secara fisik pada suatu lokasi, dan bagian-bagian lain tersimpan pada lokasi lain pula. Sistem terdistribusi dapat mereduksi kelemahan-kelemahan dari satu sistem besar pada satu lokasi. Sistem distribusi meningkatkan kecepatan layanan dan respons terhadap pengguna lokal dan sering dijalankan pada komputer yang lebih kecil dan murah. Namun sistem ini bergantung pada saluran telekomunikasi yang kualitasnya sangat baik. Oleh karena itu para perancang harus mempertimbangkan faktor tersebut.

Dalam mengembangkan database ada banyak hal yang harus dilakukan, tidak hanya memilih model logika database. Tanpa dukungan dan pemahaman dari manajemen maka usaha membangun database akan gagal. Adapun elemen-elemen inti dalam lingkungan database adalah:

1. Administrasi data

Sistem database mengharuskan organisasi untuk mengatur kembali peran strategi dari informasi dan mulai secara aktif mengelola dan merencanakan informasi sebagai sumber perusahaan. Ini berarti organisasi harus mengembangkan fungsi administrasi data dengan kekuatan untuk menentukan persyaratan informasi untuk seluruh perusahaan dan akses langsung ke manajemen senior. Prinsip dasar administrasi data adalah semua data merupakan milik organisasi secara keseluruhan dan data tidak bisa dikatakan milik salah satu wilayah bisnis tertentu.

2. Perencanaan data dan Metodologi pemodelan

Kebutuhan-kebutuhan organisasi yang dilayani oleh DBMS jauh lebih lebar daripada yang dilayani oleh lingkungan file tradisional. Oleh karena itu, organisasi memerlukan perencanaan data yang menyeluruh. Analisis perusahaan sangat diperlukan untuk mengembangkan basis data. Adapun tujuan analisis tersebut adalah mengidentifikasi entitas-entitas kunci, atribut dan relasi yang menyusun data organisasi.

3. Teknologi, manajemen dan penggunaan database

Database membutuhkan perangkat lunak, staf dan struktur manajemen data yang dilatih secara khusus dalam hal teknik-teknik database. Sebagaian besar perusahaan mengembangkan rancangan database dan kelompok manajemen daidalam divisi sistem informasi yang bertanggung jawab dalam menentukan dan mengorganisasian sturtur dan isi database dan memeliharanya. Dalam interaksi erat dengan pengguna, kelompok perancang menetapkan database fisik, relasi logis antar elemen dan peraturan dan prosedur akses.

F.     Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi manajemen adalah sebuah sistem manusia atau mesin yang terpadu (integrated) untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Sistem ini menggunakan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) komputer, prosedur pedoman, model manajemen dan keputusan, dan sebuah “basis data”. Sistem informasi manajemen digambarkan sebagai sebuah bangunan piramida dimana lapisan dasarnya terdiri dari informasi, penjelasan transaksi, penjelasan status, dan sebagainya. Lapisan berikutnya terdiri dari sumber-sumber informasi dalam mendukung operasi manajemen sehari-hari. Lapisan ketiga terdiri dari sumber daya sistem informasi untuk membantu perencanaan taktis dan pengambilan keputusan untuk pengendalian manajemen. Lapisan puncak terdiri dari sumber daya informasi untuk mendukung perencanaan dan perumusan kebijakan oleh tingkat manajemen. Supaya informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat berguna bagi manajamen, maka analis sistem harus mengetahui kebutuhan-kebutuhan informasi yang dibutuhkannya, yaitu dengan mengetahui kegiatan-kegiatan untuk masing-masing tingkat (level) manajemen dan tipe keputusan yang diambilnya.

Berdasarkan pada pengertian-pengertian di atas, maka terlihat bahwa tujuan dibentuknya Sistem Informasi Manajemen atau SIM adalah supaya organisasi memiliki informasi yang bermanfaat dalam pembuatan keputusan manajemen, baik yang meyangkut keputusan-keputusan rutin maupun keputusan-keputusan yang strategis. Sehingga SIM adalah suatu sistem yang menyediakan kepada pengelola organisasi data maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi. Pada dasarnya orang dapat membahas sistem informasi manajemen tanpa komputer, tetapi adalah kemampuan komputer yang membuat SIM terwujud. Persoalannya bukan dipakai atau tidaknya komputer dalam sebuah sistem informasi manajemen, tetapi adalah sejauh mana berbagai proses akan dikomputerkan.

Gagasan suatu sistem informasi/keputusan berdasarkan komputer berarti automatisasi total. Konsep sistem manusia/mesin menyiratkan bahwa sebagian tugas sebaiknya dilaksanakan oleh manusia, dan lainnya lebih baik dilakukan oleh mesin. Dalam sebagian terbesar persoalan, manusia dan mesin membentuk sebuah sistem gabungan dengan hasil yang kosepmelalui serangkaian dialog dan interaksi antara komputer dan seorang manusia pengolah. Kenyataan bahwa sebuah SIM adalah berdasarkan komputer berarti bahwa para perancang harus memilih pengetahuan cukup mengenai komputer dan penggunaannya dalam pengolahan informasi. Konsep manusia/mesin bahwa perancang sebuah sistem informasi manajemen harus memahami kemampuan manusia sebagai pengolah informasi dan perilaku manusia dalam mengambil keputusan.

Kesimpulan

Basis Data merupakan salah satu komponen yang penting dalam sistem informasi, karena merupakan basis dalam menyediakan informasi bagi para pemakai. Basis data terdiri dari data yang akan digunakan atau diperuntukkan terhadap banyak user, dari masing-masing user akan menggunakan data tersebut sesuai dengan tugas dan fungsinya.

Jadi, mau apapun bidang dan ruang lingkupnya seperti ekonomi, manajemen, dan psikologi pastilah membutuhkan database ini yang dirasakan sangat bermanfaat. Contohnya saja jika dalam bidang keteknikan dapat mencari nama mahasiswa teknik dari nomor nim dan dapat mencari mata kuliah dari nomor kode mata kuliah. Sehingga para pengguna pun dengan mudah dan cepat dalam mencari informasi tersebut.

Referensi:

• http://repository.usu.ac.id/bitstream
• http://id.shvoong.com/social-sciences/communication-media-studies
• http://www.scribd.com/doc/30914906/Pengertian-Database
• http://ekasugianti.blogspot.com/2011/04/data-base-basis-data-dalam-psikologi.html
•  http://mhs.stiki.ac.id