A. Definisi Data dan Informasi
Pengertian ”data”
dalam kaitannya pemrosesan data dengan sistem terkomputerisasi adalah fakta
tentang sesuatu didunia nyata yang direkam atau disimpan pada media computer,
sebagai contoh pada pada basis data mahasiswa yang bersangkutan adalah tanggal
lahirnya, alamatnya, nomor teleponnya dan lain-lain. Data juga dapat diartikan
sekumpulan fakta mengenai objek
tertentu, orang dan lain-lain yang dinyatakan dengan angka, huruf, gambar,
film, suara dan sebagainya yang relevan dan belum mempunyai arti, sedangkan
informasi adalah hasil pengolahan data yang konkrit dan sudah mempunyai arti
untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Kaitan ”data” dengan ”informasi’ sangat
erat sehingga pada pembicaraan sehari-hari kita sering menggunakannya untuk
suatu hal serupa secara bergantian namun dalam hal ini penulis menjelaskan
keterkaitan atau yang ada hubungannya dengan pengolahan data berbasis computer.
Informasi adalah data yang telah diolah sedemikian rupa sehingga memiliki makna
tertentu bagi penggunanya. Sebagai contoh jika kita dapat deretan kode
‘AMI062219’ tanpa keterangan apapun, kita tidak dapat menarik apapun dari
deretan kode-kode tersebut. Lain halnya jika deretan kode-kode tersebut berada
pada orang yang tepat tentunya akan bermakna.
Dalam banyak
kasus, suatu informasi mungkin menjadi sebuah data pengolah data lainnya.
Misalnya, AMI062219 merupakan NPM mahasiswa dengan nama Rakhmat Kopero dapat
diolah lebih lanjut misalnya potongan kode ‘AMI’ menunjukan bahwa mahasiswa
yang bernama Rakhmat Kopero adalah mahasiswa dengan jurusan manajemen
informatika. Demikian selanjutnya informasi yang didapat dari suatu pengolah
data dapat menjadi data dari pengolah data lainnya
B.
Pengertian
Basis Data
Basis data (database) adalah
kumpulan dari berbagai data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya.
Basis data tersimpan di perangkat keras, serta dimanipulasi dengan menggunakan
perangkat lunak. Pendefinisian basis data meliputi spesifikasi dari tipe data,
struktur dan batasan dari data atau informasi yang akan disimpan. Database merupakan
salah satu komponen yang penting dalam sistem informasi, karena merupakan basis
dalam menyediakan informasi pada para pengguna atau user.
Database merupakan salah satu komponen yang penting dalam
sistem informasi, karena merupakan basis dalam menyediakan informasi bagi para
pemakai. Databse terdiri dari data yang akan digunakan atau diperuntukkan
terhadap banyak user, dari masing-masing user akan menggunakan
data tersebut sesuai dengan tugas dan fungsinya. Beberapa definisi tentang
basis data menurut para ahli antara lain :
1.
Menurut
Gordon C. Everest :
Database
adalah koleksi atau kumpulan data yang mekanis, terbagi / shared, terdefinisi
secara formal dan dikontrol terpusat pada organisasi.
2.
Menurut
C.J. Date :
Database
adalah koleksi “data operasional” yang tersimpan dan dipakai oleh sistem
aplikasi dari suatu organisasi.
- Data input adalah data yang masuk
dari luar sistem
- Data output adalah data yang
dihasilkan sistem
- Data operasional adalah data yang
tersimpan pada sistem
3.
Menurut
Toni Fabbri :
Database
adalah sebuah sistem file-file yang terintegrasi yang mempunyai minimal primary
key untuk pengulangan data.
4.
Menurut
S. Attre :
Database
adalah koleksi data-data yang saling berhubungan mengenai suatu organisasi /
enterprise dengan macam-macam pemakaiannya.
. Penyusunan basis data meliputi proses
memasukkan data kedalam media penyimpanan data dan diatur dengan menggunakan
perangkat Sistem Manajemen Basis Data (Database Management System DBMS).
Manipulasi basis data meliputi pembuatan pernyataan (query) untuk
mendapatkan informasi tertentu, melakukan pembaharuan atau penggantian (update)
data, serta pembuatan report data. Tujuan utama DBMS adalah untuk
menyediakan tinjauan abstrak dari data bagi user. Jadi sistem
menyembunyikan informasi mengenai bagaimana data disimpan dan dirawat, tetapi
data tetap dapat diambil dengan efisien. Pertimbangan efisien yang digunakan
adalah bagaimana merancang struktur data yang kompleks, tetapi tetap dapat digunakan
oleh pengguna yang masih awam, tanpa mengetahui kompleksitas struktur data.
Basis data menjadi penting karena munculnya beberapa masalah bila tidak
menggunakan data yang terpusat, seperti adanya duplikasi data, hubungan antar
data tidak jelas, organisasi data dan update menjadi rumit. Jadi tujuan
dari pengaturan data dengan menggunakan basis data adalah :
1.
Menyediakan penyimpanan data untuk
dapat digunakan oleh organisasi saat sekarang dan masa yang akan datang.
2.
Kemudahan pemasukan data, sehingga meringankan
tugas operator dan menyangkut pula waktu yang diperlukan oleh pemakai untuk
mendapatkan data serta hak-hak yang dimiliki terhadap data yang ditangani.
3.
Pengendalian data untuk setiap siklus
agar data selalu up-to-date dan dapat mencerminkan perubahan spesifik
yang terjadi di setiap sistem.
4.
Pengamanan data terhadap kemungkinan
penambahan, pengubahan, pengerusakan dan gangguan-gangguan lain.
Sifat-sifat
Database :
-
Internal:
Kesatuan (integritas) dari file-file yang terlibat.
-
Terbagi/share:
Elemen-elemen database dapat dibagikan pada para user baik secara
sendiri-sendiri maupun secara serentak dan pada waktu yang sama (Concurrent
sharing).
Perangkat
Untuk Membuat Database
Database dapat dibuat dan diolah dengan menggunakan suatu
program komputer, yaitu yang biasa kita sebut dengan software (perangkat
lunak). Software yang digunakan untuk mengelola dan memanggil kueri (query)
database disebut Database Management System (DBMS) atau jika diterjemahkan
kedalam bahasa indonesia berarti “Sistem Manajemen Basis Data”. Database
mempunyai dua varian model, yaitu model Post-relational database dan model
Object database.
1.
Post-relational database models
Sebuah produk yang menawarkan model data yang lebih umum
dari model relasional dan dikenal sebagai post-relational. Model data dalam
produk tersebut mencakup hubungan namun tidak dibatasi oleh Prinsip Informasi
yang mana mewakili semua informasi dengan nilai-nilai data dalam kaitannya
dengan hal itu.
2.
Object database models
Dalam beberapa tahun terakhir,[update], paradigma yang
berorientasi pada obyek telah diterapkan dalam bidang-bidang seperti teknik dan
spasial database, telekomunikasi dan ilmu pilmiah lainnya. Para konglomerasi
pemrograman berorientasi objek dan teknologi database mengarah pada model
pemrograman baru yang dikenal sebagai Object database.
Tujuan
Database
Setiap manajemen dalam merancang dan menyusun database harus
mempunyai tujuan, yaitu:
1.
Membuat agar user mudah mendapatkan data.
2.
Menyediakan tempat penyimpanan data yang relevan.
3.
Menghapus data yang berlebihan.
4.
Melindungi data dari kerusakan fisik.
5.
Memungkinkan perkembangan lebih lanjut di dalam sistem database.
Ciri-ciri
Database
Adapun ciri-ciri database adalah:
1.
Sistem yang dapat menyimpan data ke dalam floppy disk atau harddisk.
2.
Sistem yang menganut pengolahan data untuk ditambah, diubah, atau dihapus
dengan mudah dan terkontrol.
3.
Data terpisah dari program.
G. Keuntungan Database
Adapun keuntungan database terhadap sistem pemrosesan
adalah:
1. Kemubajiran data
terkurangi.
2. Integritas data dapat
selalu terjaga.
3. Berbagai data dapat selalu
dilakukan oleh setiap user.
4. Penggunaan data lebih
mudah.
5. Konsistensi data dapat
selalu terjaga.
H. Manfaat Database
Adapun
manfaat database adalah:
1. Sebagai
komponen utama atau penting dalam sistem informasi, karena merupakan dasar
dalam menyediakan informasi.
2. Menentukan
kualitas informasi yaitu cepat, akurat, dan relevan, sehingga infromasi yang
disajikan tidak basi. Informasi dapat dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih
efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkanya.
3. Mengatasi
kerangkapan data (redundancy data).
4. Menghindari terjadinya
inkonsistensi data.
5. Mengatasi kesulitan dalam
mengakses data.
6. Menyusun format yang standar
dari sebuah data.
7.
Penggunaan oleh banyak pemakai (multiple user). Sebuah database bisa dimanfaatkan
sekaligus secara bersama oleh banyak pengguna (multiuser).
8. Melakukan
perlindungan dan pengamanan data. Setiap data hanya bisa diakses atau
dimanipulasi oleh pihak yang diberi otoritas dengan memberikan login dan
password terhadap masing-masing data.
9.
Agar pemakai mampu menyusun suatu pandangan (view) abstraksi dari data.
Hal ini bertujuan menyederhanakan interaksi antara pengguna dengan sistemnya
dan database dapat mempresentasikan pandangan yang berbeda kepada para
pengguna, programmer dan administratornya.
C. Elemen Basis Data
Entitas adalah sekumpulan objek yang
terdefinisikan yang mempunyai karakteristik sama dan bisa dibedakan satu dengan
lainnya. Objek
dapat berupa barang, orang, tempat atau suatu kejadian.
Contoh entitas : Seseorang yang menjadi siswa di sebuah
sekolah.
contoh
lainya : barang yang menjadi inventaris suatu perusahaan
siswa merupakan entitas
barang juga di sebut entitas
Atribut
adalah deskripsi data yang bisa mengidentifikasi entitas yang membedakan
entitas tersebut dengan entitas yang lain. Seluruh atribut harus cukup untuk
menyatakan identitas obyek, atau dengan kata lain, kumpulan atribut dari setiap
entitas dapat mengidentifikasi keunikan suatu individu.
sedangkan
atribut adalah bagian dari entitas
siswa
memiliki atribut :
no
siswa
alamat
siswa
barang
memiliki atribut :
no
barang
harga
barang
D. Sistem Basis Data
Secara umum basis data dikenal sebagai koleksi
dari data-data yang terorganisir dengan cara sedemikian rupa sehingga data
mudah disimpan dan dimanipulasi (diperbaharui, dicari di olah dengan
perhitungan-perhitungan tertentu, serta dihapus).
Kata
sistem berasal dari bahasa Latin (systēma) dan bahasa Yunani (sustēma) adalah
suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen-elemen yang dihubungkan
bersama untuk membentuk suatu informasi. Istilah ini sering dipergunakan untuk
menggambarkan suatu set entitas yang berinteraksi.
E. Lingkungan Basis Data
Untuk menciptakan lingkungan basis data, harus dapat
memahami relasi antar data, jenis data yang akan dimasukkan dalam database,
bagaimana data digunakan dan bagaimana organisasi sewaktu-waktu dapat
mengubahnya secara mudah untuk kepentingan perusahaan. Dalam
perancangan database ada dua macam model perancangan, yaitu :
1. Rancangan
konseptual Rancangan ini berupa model abstrak dari database dalam sudut pandang
bisnis. Rancangan ini membutuhkan deskripsi rinci tentang informasi bisnis yang
dibutuhkan oleh pengguna.
2. Rancangan
fisik. Dalam rancangan ini menunjukan bagaimana database secara nyata dikelola
pada perangkat penyimpanan.
Perencanaan basis data harus
mempertimbangkan juga kemungkinan pendistribusiannya. Sistem informasi bisa
dirancang dengan sebuah basis data pusat yang digunakan oleh suatu prosesor
pusat atau beberapa prosesor dalam sebuah jaringan. Basis data terdistribusi
adalah basis data yang tersimpan dalam lebih dari satu lokasi fisik. Beberapa
bagian tersimpan secara fisik pada suatu lokasi, dan bagian-bagian lain
tersimpan pada lokasi lain pula. Sistem terdistribusi dapat mereduksi
kelemahan-kelemahan dari satu sistem besar pada satu lokasi. Sistem distribusi
meningkatkan kecepatan layanan dan respons terhadap pengguna lokal dan sering
dijalankan pada komputer yang lebih kecil dan murah. Namun sistem ini
bergantung pada saluran telekomunikasi yang kualitasnya sangat baik. Oleh
karena itu para perancang harus mempertimbangkan faktor tersebut.
Dalam mengembangkan database ada banyak
hal yang harus dilakukan, tidak hanya memilih model logika database. Tanpa
dukungan dan pemahaman dari manajemen maka usaha membangun database akan gagal.
Adapun elemen-elemen inti dalam lingkungan database adalah:
1. Administrasi
data
Sistem database mengharuskan organisasi untuk mengatur
kembali peran strategi dari informasi dan mulai secara aktif mengelola dan
merencanakan informasi sebagai sumber perusahaan. Ini berarti organisasi harus
mengembangkan fungsi administrasi data dengan kekuatan untuk menentukan
persyaratan informasi untuk seluruh perusahaan dan akses langsung ke manajemen
senior. Prinsip dasar administrasi data adalah semua data merupakan milik
organisasi secara keseluruhan dan data tidak bisa dikatakan milik salah satu wilayah
bisnis tertentu.
2. Perencanaan
data dan Metodologi pemodelan
Kebutuhan-kebutuhan organisasi yang dilayani oleh DBMS
jauh lebih lebar daripada yang dilayani oleh lingkungan file tradisional. Oleh
karena itu, organisasi memerlukan perencanaan data yang menyeluruh. Analisis
perusahaan sangat diperlukan untuk mengembangkan basis data. Adapun tujuan
analisis tersebut adalah mengidentifikasi entitas-entitas kunci, atribut dan
relasi yang menyusun data organisasi.
3. Teknologi,
manajemen dan penggunaan database
Database membutuhkan perangkat lunak, staf dan struktur
manajemen data yang dilatih secara khusus dalam hal teknik-teknik database.
Sebagaian besar perusahaan mengembangkan rancangan database dan kelompok
manajemen daidalam divisi sistem informasi yang bertanggung jawab dalam
menentukan dan mengorganisasian sturtur dan isi database dan memeliharanya.
Dalam interaksi erat dengan pengguna, kelompok perancang menetapkan database
fisik, relasi logis antar elemen dan peraturan dan prosedur akses.
F. Sistem Informasi Manajemen
Sistem informasi
manajemen adalah sebuah sistem manusia atau mesin yang terpadu (integrated) untuk menyajikan informasi
guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam
sebuah organisasi. Sistem ini menggunakan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software)
komputer, prosedur pedoman, model manajemen dan keputusan, dan sebuah “basis
data”. Sistem informasi manajemen digambarkan sebagai sebuah bangunan piramida
dimana lapisan dasarnya terdiri dari informasi, penjelasan transaksi,
penjelasan status, dan sebagainya. Lapisan berikutnya terdiri dari
sumber-sumber informasi dalam mendukung operasi manajemen sehari-hari. Lapisan
ketiga terdiri dari sumber daya sistem informasi untuk membantu perencanaan
taktis dan pengambilan keputusan untuk pengendalian manajemen. Lapisan puncak
terdiri dari sumber daya informasi untuk mendukung perencanaan dan perumusan
kebijakan oleh tingkat manajemen. Supaya informasi yang dihasilkan oleh sistem
informasi dapat berguna bagi manajamen, maka analis sistem harus mengetahui
kebutuhan-kebutuhan informasi yang dibutuhkannya, yaitu dengan mengetahui
kegiatan-kegiatan untuk masing-masing tingkat (level) manajemen dan tipe
keputusan yang diambilnya.
Berdasarkan pada
pengertian-pengertian di atas, maka terlihat bahwa tujuan dibentuknya Sistem
Informasi Manajemen atau SIM adalah supaya organisasi memiliki informasi yang
bermanfaat dalam pembuatan keputusan manajemen, baik yang meyangkut
keputusan-keputusan rutin maupun keputusan-keputusan yang strategis. Sehingga
SIM adalah suatu sistem yang menyediakan kepada pengelola organisasi data
maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi. Pada
dasarnya orang dapat membahas sistem informasi manajemen tanpa komputer, tetapi
adalah kemampuan komputer yang membuat SIM terwujud. Persoalannya bukan dipakai
atau tidaknya komputer dalam sebuah sistem informasi manajemen, tetapi adalah
sejauh mana berbagai proses akan dikomputerkan.
Gagasan suatu sistem
informasi/keputusan berdasarkan komputer berarti automatisasi total. Konsep
sistem manusia/mesin menyiratkan bahwa sebagian tugas sebaiknya dilaksanakan
oleh manusia, dan lainnya lebih baik dilakukan oleh mesin. Dalam sebagian
terbesar persoalan, manusia dan mesin membentuk sebuah sistem gabungan dengan
hasil yang kosepmelalui serangkaian dialog dan interaksi antara komputer dan
seorang manusia pengolah. Kenyataan bahwa sebuah SIM adalah berdasarkan
komputer berarti bahwa para perancang harus memilih pengetahuan cukup mengenai
komputer dan penggunaannya dalam pengolahan informasi. Konsep manusia/mesin
bahwa perancang sebuah sistem informasi manajemen harus memahami kemampuan
manusia sebagai pengolah informasi dan perilaku manusia dalam mengambil
keputusan.
Kesimpulan
Basis Data merupakan salah satu komponen yang penting dalam
sistem informasi, karena merupakan basis dalam menyediakan informasi bagi para
pemakai. Basis data terdiri dari data yang akan digunakan atau diperuntukkan
terhadap banyak user, dari masing-masing user akan menggunakan
data tersebut sesuai dengan tugas dan fungsinya.
Jadi, mau apapun bidang dan ruang lingkupnya seperti
ekonomi, manajemen, dan psikologi pastilah membutuhkan database ini yang
dirasakan sangat bermanfaat. Contohnya saja jika dalam bidang keteknikan dapat
mencari nama mahasiswa teknik dari nomor nim dan dapat mencari mata kuliah dari
nomor kode mata kuliah. Sehingga para pengguna pun dengan mudah dan cepat dalam
mencari informasi tersebut.
Referensi: